Ibland är kunden inte bara kunden som står framför dig i verkstaden, utan försäkringsbolaget som hanterar både affär och plånbok mot fordonsverkstaden. Då blir ett bra processhanteringssystem viktigt för att säkerställa maximal effektivitet i förhållande mot vad kunden, alltså försäkringsbolaget, faktiskt betalar.

I lackeringsverkstaden råder ofta högt tempo, fasta arbetsmoment och en hög materialåtgång. Här kommer ett bra hanteringssystem i allra högsta grad till nytta, oavsett lackeringsverkstadens storlek. 

Lars Kronvall är Strategic Account Manager vid Axalta, ett av världens största färgföretag med fokus på bland annat refinish.

– Vi levererar färg till bland annat industri och bilproducenter, men refinish riktar sig helt mot eftermarknad för framförallt fordon, beskriver Lars Kronvall.

För Axalta handlar kundhanteringssystem om ett processoptimeringssystem. Ett system som i detalj kan mäta effektivitet och förenkla arbetsprocessen när fordonet kommit in till lackeringsfirman.

Den främsta anledningen är att många arbeten här är kopplade mot försäkringsärenden, vilket gör att de aktuella verkstäderna arbetar mot två intressenter: fordonsägaren, som drabbats av skada samt dennes försäkringsbolag som är verkstadens kund.

– Hur gör vi för att optimera lönsamhet och få en mätbarhet i det vi vill ha? För detta har vi ett eget varumärke kallat Drivus som klarar att mäta detta, där målet är att korta ledtider, bättra arbetsflöden och optimera hela arbetsgången för verkstaden.

INFORMATION VIA CABAS

Det handlar om allt från att använda lågenergiprodukter, nyttja digitala verktyg, optimera arbetsprocesser och vilka åtgärder verkstaden behöver göra för att nå just de målen.

– Här i Sverige styr försäkringsbolagen marknaden genom att själva ta hand om skadan. Drivus använder den information som kommer in via Cabas, fordonsverkstadens eget system för skadereparationer, hela vägen ned till vågen – och använder sedan all dessa delar för att helt digitalt skapa en lönsam skadeverkstad där det är möjligt att i detalj se vad varje jobb kostat. 

Det är viktigt då försäkringsbolagen betalar ersättning utifrån två faktorer: materialersättning och tidsersättning.

PROCESSHANTERINGSSYSTEMET SPINDELN I NÄTET

Fordonsägaren ska bli nöjd. Kalkylen mot försäkringsbolaget måste hålla. Verkstaden måste rimligen göra den vinst som de räknar med att göra. Och allt ska ske med så liten förbrukning från verkstadens sida som möjligt för att öka effektiviteten, men utan att tumma på kvalitén. Processhanteringsprogrammet blir här helt klart spindeln i nätet.

– Allt är kopplat direkt till vår våg. Vi ska få exakt kulör, exakt mängd och blandning och kan också lägga in nyckeltal från skadeverkstadens egen programrapport. 

Systemet ger användaren överblick över inkommande försäkringsskador, eventuella backjobb, intäkter och kostnader, vilka som är företagets fem största kunder, arbetsflöden, hur mycket tid som rent logistiska ärenden kräver och effektivitet ned till individnivå i verkstaden. 

Till detta kan verkstaden också lägga in egna parametrar av intresse och även koppla till ett faktureringssystem. Resultatet blir järnkoll över hela processen, från början till slut, med möjlighet att ändra detaljer i arbetsprocessen för att förbättra flöde, effektivitet och lönsamhet.

– Någon jobbar med plåt. En annan med lack. Då kan du titta på just de värdena som påverkar varje process, säger Lars.

För att ytterligare öka sin relevans arbetar ett bra processhanteringssystem också med kommunikation utanför verkstaden, mot för lackeringsverkstadens relevanta parter.

– Om du bara arbetar med lack så kanske du måste hämta objekt från plåtverkstäder. Då har de möjlighet att boka i samma system, där det också finns möjlighet att lägga in bilder på hur objektet ser ut vid både hämtning och lämning. Vinsten blir att du slipper lägga tid på att ringa runt och boka sådana tider.

FÅR JÄRNKOLL

Systemet klarar också att sköta lagerhantering. Det kräver visserligen att användaren själv scannar av det som förbrukas, men därifrån sköter systemet resten, inklusive att lägga en automatisk regelbunden bokning för att åter täcka upp lagerstatusen igen. Till på köpet får verkstaden järnkoll på sitt lagervärde och materialomsättning.

– Genom det kan verkstaden se vart kostnaden faktiskt ligger, fortsätter Lars. Ligger den i baslacken? Grundlacken? Klarlacken? Lägger vi rätt mängd material på objektet för att undvika backjobb?

Avvikande värden blir för lackeringsverkstaden en signal om vart i processen som något behöver skruvas åt. Kanske är det någon enskild medarbetare som behöver utbildning?

Effektivisering handlar trots allt lika mycket om de mjuka värdena. Att ändra arbetsbeteenden i verkstaden. Att förstå och implantera nya sätt att arbeta samt att ha förmågan att senare kunna utvärdera och analysera utfallet efter sådan förändring.

– Allt detta är något som inte kommer över en natt, betonar Lars. Det handlar om ett strategiskt och långsiktigt arbete, men väl använt så är det en väldigt intressant resa.

Självklart finns det en direkt koppling mellan ett bra processhanteringssystem och ju större koncern, desto högre nytta. Alla värden kan, efter att ha sorterats ned i relevanta faktorer, förstås användas i ledningsgruppsmöten där effektivitet och lönsamhet står på agendan.

– Kanske sköter du 20 olika skadeverkstäder runtom i landet, beskriver Lars. Här får du då upp alla dessa verkstäder, du kan se hur många jobb som pågår, hur många som är avslutade, till vilken kostnad jobben har skett, faktureringsunderlag och vinstmarginaler. Det är en sak att kunna påvisa, en helt annan att kunna bevisa och det kan man göra med ett bra processhanteringsverktyg.

Vad blir nästa steg i utvecklingen?

– Att ge verkstaden möjlighet att själva lägga in egna KPI-mål, svarar Lars Kronvall. 

KPI står för Key Performance Indicators och innebär ett mätbart värde som visar hur verkstadens effektivitet står sig i förhållande mot deras prioriterade målbild. Ett KPI-värde kan alltså vara väldigt individuellt och fokusera på detaljer i hela processkedjan.

– Detta är inte på plats ännu, förtydligar Lars Kronvall. Systemet klarar redan idag att hantera en väldigt omfattande komplexitet, men vi lär oss samtidigt ännu tillsammans med kunderna för att nå den perfekta kundnyttan. Målet är att allt ska vara mätbart, att det ska kunna individualiseras efter kundens behov och att vi ska kunna skapa rapporter utifrån det.

För verkstadens del tillkommer ytterligare ett värde, åtminstone för den som är målmedveten och tävlingsinriktad.

– När du börjar kika på allt detta, då är det som att något triggas igång, menar Lars. Man ska inte överstudera siffrorna, men de ger en bra överblicksbild och möjlighet att hela tiden hitta förbättringar. Även enskilda tekniker får ett kvitto på att de gör ett bra jobb och verkstaden en trygghet i att man hela tiden ligger steget före sina konkurrenter.

“INTRESSANT RESA”

Lars Kronvall förstår att den initiala reaktionen från verkstaden kan bli att det är för mycket att ta in på en och samma gång.

– Jag förstår det, säger han. Går man genom hela flödet från Cabas till processhanteringssystemet och alla värden som går att få fram däremellan och sedan frågar sig om vi ska ändra på allt detta, då kan det framstå som övermäktigt. Men det handlar om att ta små steg framåt. Bit för bit och att veta att vi arbetar åt rätt håll och vi kan se det. All utveckling måste ske med tid och förstånd. Det är en lång, men intressant resa.